賃貸管理会社向けの駐車場管理システムを選ぶ4つのコツ

私たちは、Simple Upという賃貸管理システムを提供しています。

Simple Upは今でこそ駐車場管理に対応していますが、じつはリリース当初は念頭にありませんでした。お客様から駐車場管理にかんする悩みをご相談いただいて、初めてそこに私たちの力で解決できる課題があると気づいたわけです。

本記事では、お客様と二人三脚で開発する過程で得られた知見をもとに、賃貸管理会社様に向いた駐車場管理システムの選び方を解説したいと思います。

そもそも駐車場管理システムとは

「駐車場管理システム」という言葉は、大きく2つの意味を含んでいます。主に設備の管理を担当するシステムと、契約周りの管理を担当するシステムです。

大規模な商業駐車場などの場合、設備面と契約面の双方の機能がパッケージ化されたシステムを導入することが多いです。ただ、小規模の駐車場や特定の機能を重視したいケースでは、柔軟にシステムを選択した方がぐっとコストパフォーマンスを高められます。

以下は、システムによる効果的な業務効率化を図るうえで、ぜひチェックしていただきたい 4つのポイントです。

1.必要書類を出力できるか

契約書はもちろん、収支報告書や更新案内など、駐車場の賃貸管理で求められる各種書類は少なくありません。これらをワンストップで扱えるかどうかは、重要なチェックポイントです。システムで対応しきれないために、一部の書類をアナログで管理している、というケースも意外に多いためです。

また、賃貸管理の現場では、ぞれぞれの事情で独自のフォーマットを採用しているケースがよく見られます。必要書類の出力をカバーしているかどうかに加え、それらのフォーマットをどこまで変更できるか。変更が難しい場合は、現行のフォーマットからスムーズに移行できるか、という点も押さえておくことをおすすめします。

2. 登録車両をパッと確認できるか

お客様からの相談で意外だったのが、違法駐車や間違い駐車の悩みです。「自分の区画に車が駐車されている」という問い合わせがあっても、それが別の契約者の車両かどうか判断できなければ、次の行動（警察への通報あるいは車両主への連絡）が取れません。

日中だけでなく、夜中にもこうした問い合わせを受けるのが月極駐車場管理の難しい点です。登録車両を手早く確認できる仕組みの有無も、見逃せないポイントの1つと言えます。

3. 端末を選ばず利用できるか

たとえば上記のようなケースでは、タブレットを現場に持参して、リアルタイムにデータを確認できると便利です。クラウド型であれば、時間も場所も選ばずに駐車場管理システムにアクセスできます。

腰を据えてデータをまとめたり、参照したいときはデスクトップ。顧客に説明を行ったり、現場に出向いて確認作業を行いたいときはタブレット、というような使い方をすれば、業務効率の大幅な向上も見込めます。

システムによっては使用できる端末数や人数に制限があるタイプもありますので、そうした点に注意しながら導入するサービスを検討すると良いでしょう。

4.利用料はリーズナブルか

アパートやマンションに比べて、駐車場の手数料で得られる利益は大きくありません。都心であればまだしも、地方であればその傾向は特に強まります。できるだけリーズナブルで、かつ必要な機能をシンプルに使えるシステムが理想的ですよね。

弊社のSimple Upもそうですが、昨今は、小規模の駐車場管理に向いたクラウド型のシステムも登場しています。多機能の買い切り製品しか選択肢がなかった頃に比べて、格段にリーズナブルに、しかも手軽にシステムを導入できる環境が整いつつあります。

クラウドの場合、月額費用を払い続けることに抵抗を覚える方もいらっしゃいます。ただ、導入のコスト、運用のコスト、管理のコストをトータルで考えれば、買い切り製品よりもクラウド型を選んだ方が、費用対効果を高められるはずです。

こぼれ話：アナログ管理=悪ではありません

以前にお話しさせていただいたあるお客様は、手書きのノートで駐車場の管理をされていました。その方は、自分がどんなに大変でも、大家さんや契約者のためにデータを守りたいとおっしゃっていました。

現場には現場の歴史があり、闇雲なデジタル化で失われるものもあります。私たちは、そうした現場の思いに最大限寄り添いながら、システムの力で事業を未来に繋ぐ手助けができるよう、これからも努力し続けます。

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「Simple Up」は社員１名 〜 数十名まで使える不動産管理会社様のための賃貸管理システムです。
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