そもそも賃貸管理システムとは

賃貸管理システムの種類を知る

賃貸管理システムには、大きく分けてクラウド型とパッケージ型（別名オンプレミス型）の2種類があります。クラウド型は、インターネットを通して利用するシステム。パッケージ型は、事務所に設置したパソコンにソフトウェアをインストールして利用するシステムです。

• はこちら

  クラウド型

  

  2010年代に広く普及した、クラウド技術を使ったサービスです。
  インターネット端末さえあれば、いつでもどこでもシステムを利用できます。
  自社にサーバーを用意する必要がないため、初期費用が少なく済み、中～小規模管理の不動産会社様に選ばれております。

  メリット

  • 追加設備の導入が不要、コストが抑えられる。
  • 必要なデータさえ移せば、すぐに利用できる。
  • サービス会社によって、セキュリティ管理や継続的な機能の追加が行われる。
  • パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンからも使える。

  デメリット

  • ネットワークが繋がらないと利用できない。
  • オーダーメイドのカスタマイズができない。
  • 月額費用を払い続けなければならない。
  • サービス会社が倒産した場合、システムが使えなくなる。
    ※他社システムに譲渡される場合はそこの提供サービスを使用。

• パッケージ型

  

  パッケージ型は、賃貸管理ソフトを買い取り、社内で管理を行います。初期費用は大きくなりますが、ランニングコストが発生せず、情報漏洩のリスクもより小さくなります。
  自社に合わせたカスタマイズが可能というメリットもありますが、どちらかというと大規模に管理をしている不動産会社様向けのシステムとなります。

  メリット

  • システムを借りるのではなく、所有できる。
  • 要件に応じた柔軟なカスタマイズが望める。
  • データを社内で扱うため、情報漏洩リスクが小さい。
  • 接続障害など、万が一の事態にも状況判断がしやすい。

  デメリット

  • 別途専用設備が必要など、導入コストが高いケースも。
  • 導入に時間が掛かる。
  • 継続的なメンテナンス、機能追加が行われない。
  • 知識がないと、ランサムウェアによるサイバー攻撃などに対処できない。
  • サービス会社が倒産した場合、サポートが受けられなくなる。
    ※他社システムに譲渡される場合はそこの提供サービスを使用。

賃貸管理システムの機能で選ぶ

賃貸管理システムには、大きく分けて賃貸管理のみに特化したものと、賃貸管理に加えて仲介業務までカバーするものがあります。コストパフォーマンスを最大化するためには、それぞれのメリット・デメリットを知っておくことも大切です。

• はこちら

  賃貸管理に特化

  

  賃貸管理と一口にいっても、それぞれの現場にはそれぞれのやり方があります。機能が多すぎると操作が複雑となり、逆にシステムを使う負担が増えてしまいます。賃貸管理に特化したシステムの強みは、管理面に対する小回りの効く使い勝手の良さとなります。

  メリット

  • 仲介・賃貸管理型のシステムより導入・運用に掛かるコストが低い。
  • 利用するための学習が少なく済む。
  • 機能が絞られているため、パソコンが苦手でも使いやすい。
  • 賃貸管理に特化しているだけに、きめ細かいサポートが期待できる。

  デメリット

  • システムの自由な改変ができない。
  • 仲介業務も請け負うようになった場合に、別途システムを検討する必要がある。
  • 仲介業務に関する機能を追加できる製品もあるが、オプション費用が掛かる。

• 仲介・賃貸管理どちらも対応

  

  不動産仲介と賃貸管理、どちらも請け負っているような場合には、それぞれ別のシステムを導入するより、ワンストップで必要な機能を賄えるシステムを導入した方が合理的でしょう。募集→客付け→管理まで自社で完結させている会社様は、両方の機能を備えているシステムをおススメします。

  メリット

  • 賃貸管理業務と仲介業務で、必要な情報を相互に共有できる。
  • 入力の二度手間がなくなり、そのぶんミスも減る。
  • 業務の効率化や物件情報等の一元管理により、事業が容易になる。
  • 多機能のため、使いこなせば劇的に業務を効率化できる。

  デメリット

  • システムの規模が大きくなるぶん、料金が高い。
  • 機能が多いため、画面が複雑になりがち。
  • 利用者によってはまったく使わない機能も出てくる。
  • カバー範囲が広いぶん、細部の融通が効かない。

ただし…Simple Upは、自社HP制作オプション（※）など、
自社物件の空室対策にも
注力しています。

（※）別途オプション契約が必要です。

賃貸管理システムの
サポート範囲で選ぶ

• Introduction

  導入サポート

  

  賃貸管理システムを導入すると、それまでの業務フローが少なからず変化します。また新システムの操作方法の学習も、人によっては負担となります。そうした摩擦を軽減、解消するのが、導入サポートというサービスです。
  例えば中～小規模管理の不動産会社様は担当部署がはっきり分かれているわけではなく、1人の方が複数業務を兼務している傾向にあります。システム導入が担当者の負担にならないように、選定段階から導入方法を確認しておくと、スムーズな導入が図れます。

• Operational

  運用サポート

  

  運用サポートというと、メンテナンスや障害時の対応など、システムの安定性や信頼性を支えるサービスをイメージされるかもしれません。
  実際に業務でシステムを使うようになると、「ここはこうして欲しい」「あれもできたらいいのに」といった導入当初は見落としていた要望が必ず出てきます。
  要望に合わせた微調整やアドバイスがサポート内容に含まれているかどうかも、賃貸管理システムを検討する上での見逃せないポイントです。
  また、システム会社が提供しているサービスによって、利用に向き不向きがあります。そこを理解した上でアドバイスを求めるのが効果的です。

• Processing

  操作サポート

  

  基本的な操作方法を知っておかないと、機能を十分に活用できないだけでなく、ミスの原因になります。
  ただ、パソコンスキルは人によって違います。利用者によっては、システムの前に端末の操作方法が分からない、というケースも少なくありません。
  システム提供会社が、操作サポートに慣れているのかも検討材料の一つです。
  どこまでの質問に答えてくれるのか、対応方法は電話なのかチャットなのか。対応時間や料金だけでなく、操作について利用者が気軽に問い合わせできることも、サービスの良し悪しを見分ける判断基準となります。

賃貸管理システムの金額について

• 01賃貸管理システムの金額相場は月額数千円〜数万円

  賃貸管理システムの料金相場は、月額数千円〜数万円と幅があります。これは、システムが実装している機能やサポートの内容がサービスによって大きく異なるためです。
  また、登録される物件数などに応じて料金が変動するプラン等もあり、「賃貸管理システム」という大きな枠で料金相場を検討しても、あまり参考にならないのが実情です。
  ただ全体的に見渡すと、中～小規模管理かつ管理に特化している会社様ですと、比較的低価格でシステムを活用ができます。

  

• 02金額が大きく違う2つの導入方法

  料金を検討する上で知っておきたいのは、やはりクラウド型（ネットを通して使うシステム）とパッケージ型（自社に据え置いて使うシステム）の違いです。クラウド型は、手軽に導入でき、初期コストも抑えられる傾向があります。パッケージ型は、この逆です。
  長期契約の場合、コストの差が逆転することもあり得ますが、一般にクラウド型の方がパッケージ型よりも手軽な料金で導入できる傾向があります。

  

• 03初期費用の有無と、料金体系のわかりやすさ

  クラウド型の賃貸管理システムは、ネットに接続できる端末があれば利用を開始できます。対してオンプレミス型は、現場の端末に必要なソフトウェアをインストールしたり、場合によっては別の専用端末を準備・設置したりする必要があります。
  そのため後者の方が初期費用も高額になりがち。また、利用者ごとにシステムが独立していてカスタマイズ性が高いだけに、見積もりをしてもらわないと具体的な料金がわからないという欠点もあります。
  クラウド型でも、データの移行に工数が掛かる事例では初期費用が発生することもあります。ただやはり、パッケージ型よりクラウド型の方が、シンプルで分かりやすい料金体系を採用していることが多いです。

  

• 04デモ体験や無料期間の間に、本当に自社にあったシステムかを見極めることをおススメします

  継続的に利用する以上、料金のお求めやすさは重要なチェックポイントです。
  しかしそれ以上に大切なのは、本当に自社の業務を効率化できるかどうか。導入を検討する際には、デモや無料の試用期間を活用して、必ず一連の作業の操作性や使い勝手を確認しておくことをおすすめします。
  またその際、運営会社に質問や要望を伝えると、自社の要件に合わせたカズマイズやサポートについても情報が得られるはずです。