賃貸管理に無料のエクセルテンプレートを使う利点と欠点
SimpleUp事業部 ユニコム株式会社
ミツノ
エクセルは、賃貸管理の現場の心強い味方です。特に少数の物件を個人で管理されている場合は、無料のエクセルテンプレートでも十分に役目を果たしてくれるでしょう。
しかし、事業として賃貸管理を請け負っていたり、個人オーナーでも運用戸数が多かったりすると、ちょっとしたミスで大きな損失を被ってしまう可能性も出てきます。
本記事では、私たちがお客様からいただいた相談の内容をベースに、エクセルテンプレートによる賃貸管理のメリット・デメリットを紹介したいと思います。
賃貸管理にエクセルテンプレートを使うメリット
少し検索すれば、賃貸管理用のエクセルテンプレートはすぐに見つかります。ほとんどが無料でダウンロードできますし、パソコンに慣れていれば状況に合わせて調整するのも簡単です。詳しい人であれば、一から自分専用の管理シートを作ることもできるでしょう。
利用にコストが掛からない（エクセルのサブスク利用料は除く）、使い方を覚えるのが楽、というのは、賃貸管理にエクセルを活用する大きなメリットと言えます。
また、データを守るという観点からも、コピー＆ペーストで簡単にファイルをバックアップできるエクセルは扱いやすいです。
時間が経つと浮き彫りになってくるデメリット
家賃管理や収支管理など、細かい数字を参照・集計するのに、エクエルはとても向いています。とはいえ、数字や数式の入力が多いぶん、ヒューマンエラーのリスクが常に付きまといます。
誤ってマクロ（収支の集計を自動化したり、滞納判定などを実現するための簡易プログラム）を消してしまったり、入力ミスで間違ったデータを参照したりというのは、よくあるトラブルです。
また、コピーが簡単だからといって不用意にコピー＆ペーストをすると、修正が発生した場合に苦労します。コピー＆ペーストが原因で、マクロが壊れることもあります。
ほか、複数人で共有するケースでは特に注意が必要。運用ルールを明確にしておかないと、各自が良かれと思って行った機能追加によって、管理が徐々に複雑になっていく可能性が高いです。
システムの導入を検討すべきタイミング
家賃管理ひとつとっても、賃貸管理の現場には驚くほどたくさんの方法論があります。それぞれ事情も異なるため、システムを導入すべきタイミングを一般化するのは困難です。ただ、一つの目安として、「誰かに代わってほしい」と感じたらシステム導入の検討をおすすめします。
昔と違い、昨今は小規模向けの賃貸管理システムも徐々にラインナップが整ってきました。弊社のSimple Upをはじめ、人ひとりを雇うよりずっと安く導入できるシステムもあります。手入力での管理に疲れを感じたら、ぜひ検討されてみてください。
余談ですが、私たちがお客様から伺ったエクセル卒業のきっかけとしては、以下のようなものがありました。
- 更新案内を出す期日を1年間違えて入力しており、更新料を徴収できなかった
- 事業継承を考えており、手入力での細かい管理をなくして継承者の負担を減らしたかった
- ネットバンキングと連携したシステムで、入金管理でミスするリスクをなくしたかった
エクセルから賃貸管理システムに移行する際の流れ
エクセルのテンプレートから賃貸管理システムへの移行を検討されるお客様から、既存のデータを流用できるのか、というお問い合わせをよくいただきます。
Simple Upでは、システムへの直接入力のほかに、専用のエクセルシートを用意しています。このフォーマットに合わせて既存のデータをコピーし、システムに取り込む仕組みです。
また、状況によっては、データの流し込みを丸ごと弊社で請け負うことも可能です。もし興味がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
こぼれ話：エクセルの書類テンプレートに歴史あり
賃貸管理のエクセルテンプレートには、現場ごとの歴史が反映されています。「フォーマットを変えると大家さんに迷惑がかかるからテンプレートを変えたくない」、というお声をいただくことも少なくありません。
ユニコムでは、そうしたお客様の声をはじめ、現場から逐一学ばせていただきながら、システムをブラッシュアップしています。例えば契約書や重要事項説明書などの各種文書は、変数を導入したワードファイルによって、多様なフォーマットにも対応できるよう改修しました。
各現場の歴史を尊重しながら、業務を最大限効率化することを、私たちは大切にしています。
「Simple Up」は社員１名 〜 数十名まで使える不動産管理会社様のための賃貸管理システムです。
業務ミスを未然に防ぎ、業務時間の短縮が可能になります。
PC作業が苦手な方でも、すぐに使いこなせます。
私たちにご相談ください
サービスストーリー
Simple Upへかける想い
創業45年、中小企業向けシステム開発一筋で
経営してきた
ユニコム株式会社
不動産管理会社向けサービス
「Simple Up 賃貸管理システム」にかける想いとは
ご利用料金
管理件数に応じて変わる
「シンプル安心」プラン
Simple Upは、部屋・駐車場の管理件数によって料金が変わる、シンプルな料金体系を採用しております。初期費用や機能詳細、オプションについては下記「料金プランについて詳しく見る」をご覧ください。
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base 100
部屋・駐車場の登録件数
各100件（計200件）
月額4,980円（税抜）
1件24.9円～
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base 500
部屋・駐車場の登録件数
各500件（計1,000件）
月額9,980円（税抜）
1件9.9円～
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base 1000
部屋・駐車場の登録件数
各1,000件（計2,000件）
月額14,980円（税抜）
1件7.9円～
※上記は年間契約の料金です。
月額契約にも対応しております。
詳細は下記「料金プラン」をご覧ください。
よくある質問
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- qPC操作に慣れていないのですが、活用できますか？
- Simple Upは、直感的な操作性を強みとしたシステム開発・デザイン設計が行われていますので、問題なくご活用いただけます。操作方法に関しては適宜サポートも行っておりますので、ご安心ください。
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- q今までの業務フローを活かしたうえでシステムを活用したいのですが…。
- ヒアリング時、貴社の業務フローも含めて最適なシステムをご提案させていただきます。
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- q一部機能のみ活用したいのですが、可能ですか？
- オプション機能との組み合わせなど、業務に応じてカスタマイズ可能な場合があります。まずはお問合せください。
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- qお試しで使ってみることはできませんか？
- デモ画面で実際に体験して頂くことが可能です。こちらからお問合せください。
オンラインにてお悩み・課題をお聞かせください
私たちは、不動産賃貸管理業界の悩みを知り、その課題を解決したいと考えています。ぜひ、お悩みや課題について、お聞かせください。SimpleUpにて解決できることはもちろん、すぐには解決できないことでも、将来的な開発計画に組み込むなど、お客様と二人三脚でシステム開発を進めていければと存じます。
Simple Upサポート事業責任者・馬場です！
