家賃の収支報告書を賃貸管理システムで管理する強み
SimpleUp事業部 ユニコム株式会社
ミツノ
家賃の収支報告は、数ある賃貸管理システムの機能の中でも特に問い合わせの多い項目です。それだけに、収支報告作業の負担が現場に重くのし掛かっていることがうかがえます。
今回の記事では、家賃の収支報告がなぜそれほど大変であるのかを再確認し、それに対して賃貸管理システムがどう役に立つのかを改めてまとめてみたいと思います。
近年になって収支報告作業の負担が増した？
多くの賃貸管理会社様とお話をする中で、年末の収支報告が想像以上に大変な作業であることがわかりました。特に、ここ数年の間に負担が増大したようです。というのも、2021年に賃貸住宅管理業に関係する新たな規制が施行されたためです。
これは、管理住宅が200戸を超えたら賃貸管理業登録が必要になる、管理委託契約の際に重要事項説明が必要になる、などいずれの項目も影響の大きい法改正でした(国土交通省が「賃貸住宅管理業法ポータルサイト」を公開しているため、詳しく知りたい方はこちらを参照してください)。
この規制の中に、収支報告に関連するものがあります。それは、オーナーに対して最低年に1回、所定の情報を網羅した管理業務報告書を作成・提出しなければならない、というものです。ただでさえあちらこちらから数字を引っ張ってくる手間の掛かる作業であるのに、発生したクレームや対応状況なども記載する必要があり、さらに負担が大きくなってしまいました。
年末の収支報告は一大作業
収支報告のやり方自体には、具体的な取り決めがありません。賃貸管理会社様によってさまざまです。月次でこまめに報告している現場もあれば、オーナーとのやり取りで年に1回に留めている現場もあります。
ただ、いずれにせよ年に1回は収支報告を含めた定期報告が求められます。年末に向けた収支報告書の作成は、多くの賃貸管理の現場が共有する厄介な作業と言えます。
システム化で時間と心に余裕を
あくまで想像ですが、案件によっては書類仕事の肉体的疲労以外に、精神的な疲労も発生するのではないかと思います。収益が安定している物件ならまだしも、修繕や空室などで収益が悪化したり、入居者トラブルが発生している物件の報告書作成は、気が重いのではないでしょうか。伝え方を間違えると、オーナーとの信頼関係にも傷がついてしまいそうです。
賃貸管理システムによる効率化は、こうしたストレスを大きく改善します。細かい数字を追いかける作業から解放され、そのぶん、情報の伝え方をじっくり考えられるようになります。真摯に現状を伝えた上で、マイナス要因を克服する戦略を伝えれば、逆に信頼を得られるかもしれません。
忙しい時期に限って、エクセルの記載ミスや書類の紛失が起こるものです。あらかじめ業務を電子化しておけば、ボタン1つで各種数字や対応履歴等の情報を1つの書類にまとめられます。大切な書類が紛失する心配もありません。
SimpleUpは現場の声に応えます
SimpleUpは、地域でがんばる中・小規模の賃貸管理会社様に向けて開発された賃貸管理システムです。背景には、決まりきった作業を削減し、より創造的な業務に注力していただくことで、地域を活性化したいという思いがあります。
実際にさまざまな賃貸管理の現場に足を運び、ゼロからお客様と開発してまいりました。例えば収支報告ひとつとっても、月次、年次ではなく任意の期間で絞り込みができたり、オーナーが年末調整しやすいよう書類フォーマットに配慮したり、細部を大切にしています。
こぼれ話：オーナーとの信頼関係をつなぐ収支報告
SimpleUpを利用いただいている、あるお客様から伺ったお話です。月次で収支報告を提出していたところ、「すごく丁寧でわかりやすい。御社は信頼できるから、年間収支報告書だけいただければ構わない」と申し出があったそうです。
形式的な報告も大切ですが、それ以上にオーナーが求めているのは、「この会社に任せればやるべきことをきちんとやってくれる」という安心感なのかもしれません。
私たちは、そういった関係性を築く時間的余裕を生み出すために、今後もお客様の声に耳を傾けながらより良い賃貸管理システムへとSimpleUpをアップデートしていきます。
「Simple Up」は社員１名 〜 数十名まで使える不動産管理会社様のための賃貸管理システムです。
業務ミスを未然に防ぎ、業務時間の短縮が可能になります。
PC作業が苦手な方でも、すぐに使いこなせます。
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部屋・駐車場の登録件数
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月額4,980円（税抜）
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部屋・駐車場の登録件数
各500件（計1,000件）
月額9,980円（税抜）
1件9.9円～
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base 1000
部屋・駐車場の登録件数
各1,000件（計2,000件）
月額14,980円（税抜）
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