委託開発の賃貸管理システムでよく聞く失敗例

ユニコムでは、シンプルな使い勝手に特化した小・中規模向けの賃貸管理システム「SimpleUp」を開発・運営しています。

営業を通して、不動産会社様のシステム事情を伺う機会も多いです。今回は、その中で幾度か耳にした、委託開発によるシステム導入の失敗例を取り上げます。

もし賃貸管理システムの委託開発を検討されているようであれば、きっと参考にしていただけるかと思います。

全員の意見を尊重した開発

全員の意見を尊重するのは、素晴らしい方針に思えます。しかし、必ずしも成功するとは限りません。

具体的には、実際にシステムを使わない人、つまり現場を把握していない人の意見を取り入れようとすると、失敗する確率が高くなります。

当然と言えば当然ですが、委託開発では決裁者の意見が通りやすいです。ただ、決裁者が必ずしも現場に詳しいとは限りません。

賃貸管理システムに限らず、システム開発では利用者にフォーカスして各機能の設計を固めた方が無難です。

解決すべき課題の見落とし

多くの場合、委託開発を請け負う会社はシステム開発を専門に行っています。先の話ともつながりますが、現場に詳しいとは限りません。

私たちは賃貸管理に特化してシステム開発を行っていますが、この業界は特に現場ごとの独自性が強いです。開発側・委託側ですり合わせを行っても、「使ってみないと正解がわからない」ようなケースをゼロにはできないでしょう。

検討が不十分だと、例えば将来法律が変わった際の書類の書式変更などに大きな手間が掛かるかもしれません。

継続的に改善が続くクラウド型と違い、委託開発の賃貸管理システムを後から変更しようとすると手間もコストも掛かります。開発会社に任せきりにせず、段階的にサンプルページを作ってもらい、操作感を確認されることをおすすめします。

アフターサポートのないプラン

委託開発は、自社の業務フローにフィットした、オーダーメイドのシステムを実現できるのが強みです。一方で注意したいのが、継続的に改善されない点です。

例えオーダーメイドであっても、一回で完全に現場にフィットするシステムが作れるとは限りません。コスト削減のために保守・管理を軽視したばかりに、後で困るケースもあり得ます。

賃貸管理システムを現場に導入した後のサポートも、入念に検討しておくことが大切です。

補助金を頼った勇み足の導入

システム開発とは直接関係しませんが、お客様からお伺いして意外だったのがこのケースです。

独自の賃貸管理システムを委託開発する場合、百万単位のまとまった資金が必要となります。昨今はITの導入に関連する補助金制度も増え、それを利用してシステム周りを整えようとされる賃貸管理会社様も少なくありません。

ただ、こうした制度には利用条件があります。例えば使用期間の縛りです。導入したシステムが使いづらくとも、自由に破棄することができない、といったことが考えられます。

補助金を利用する際は、最悪のケースを想定して利用後のシミュレーションをしておきたいところです。

トレーニング不足による運用の負担

スタッフに使い方をレクチャーするステップは、委託開発の賃貸管理システムに限らず重要です。とはいえ、オリジナルのシステムは他にユーザーがおらず、簡単には使い方を調べられません。

トレーニングが不十分だと機能を使いこなせず、望んだコストパフォーマンスが得られなくなってしまいます。

直感的に使いこなせるシステムが理想ですが、ITの知識は人によって大きく違います。システム導入における現場の負担を最小限にするためにも、事前のトレーニングは丁寧に行うことが重要と言えます。

こぼれ話：継続的に改善されるクラウド型賃貸管理システムの強み

クラウド型の賃貸管理システムの最もわかりやすい強みは、低コストで導入しやすい点かと思います。これに加えて、利用者様の要望を汲み上げながら常に改善が続くのも、クラウドサービスの大きな特徴です。

不特定多数のユーザーが使う以上、委託開発のようにオーダーメイドの機能は追加できません。ただ、集合知によって誰でも使いやすいシステムにブラッシュアップされていきます。

「不動産を買うか、借りるか」と同じように答えのない問題ですが、十分な情報がなければ判断もできません。もしクラウド型の賃貸管理システムをまだ検討されていないようでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。