なぜ賃貸管理システムのネットバンキング連動機能は使われづらいのか？

ネットバンキング連動機能は、入金管理の手間を大幅に削減する、賃貸管理システムの目玉機能の1つです。

しかし私たちが運用するSimpleUpに限らず、この機能が活用されている例は意外と多くありません。実際にお客様にお話を伺うと、開発時には想像できなかった導入のハードルが浮き彫りになりました。

そもそもネットバンキングとは

ネットバンキングは、オンラインを通して行う銀行取引の総称です。細かい内容は銀行によって異なりますが、残高照会や取引履歴の確認、振込といった基本的な取引は、おおよそどの銀行のネットバンキングでも対応されています。

窓口に行かずとも、パソコンあるいはスマートフォンを操作してあっという間に各種取引ができるため、急速に普及が進んでいます。ちなみにネットバンキングは、インターネットバンキングの略。オンラインバンキングとも呼ばれますが、指すものは同じです。

賃貸管理システムとどう連携するか

ネットバンキングのメリットは、銀行の手続きを簡単に済ませることだけではありません。入出金データが電子化されることで、プログラムによって扱えるようになるのも大きな利点です。

多くの賃貸管理システムでは、ネットバンキングと連動して、入金の消込作業を自動化するような仕組みが取り入れられています。どのシステムも使い方に大きな違いはありません。

おおよそは、ネットバンキングから入出金データを取得し、それをシステムで取り込んで、プログラムで照らし合わせるという流れで消込作業を行います。

初期設定が大きなハードル

プログラムで照らし合わせるぶん、ミスなく大量のデータを処理できるのが、ネットバンキングと連動した賃貸管理システムの魅力です。ただ、入出金データと照らし合わせる部分は自動化できても、元データを用意する部分は自動化できません。入居者の情報を電子データで管理していない限り、どうしても手入力が必要になります。

この初期設定のひと手間が、ネットバンキング連動機能を利用する上でのハードルとなっているケースが少なくありません。不慣れな作業をして時間を浪費するよりも、既存の仕組みをそのまま利用し続けた方が良い、と判断するのは無理のないことです。「お金周りをシステムに任せるのは不安」という心理的な抵抗も、どこかにあるのかもしれません。

入金周りの確認は従来通り手作業でチェックし、入居者対応・契約周りは賃貸管理システムを頼る、というハイブリッドな利用をされるお客様は意外と多いです。

入金管理を賃貸管理システム上で行う利点

エクセルの入力ミスで、大きな損害を被ってしまう事例が少なからず見られます。例えば更新年の入力が1年ズレたために、自腹を切って補填したという話を聞いたことがあります。

また、賃貸管理の業界ではありませんが、つい最近もエクセルの入力ミスで構造計算が狂い、億単位の損失を出した企業の事例がニュースで伝えられていました。

専用のシステムを利用すれば、こうしたリスクをゼロにはできないまでも、大きく削減することができます。現場の負担を軽くするだけでなく、作業の精度・信頼性を高められるのも、システム化の利点です。

オンラインバンキング連動機能の実際の使用感

システムによって自動化すると言っても、何から何までプログラム任せにするわけではありません。機械的な反復作業を文字通り機械に任せ、最終的な確認は目視で行います。

例えばSimpleUpの場合、以下のような流れで入金の消込を行います。

1. 「家賃入金一括登録」画面へ移動
2. 「振込入金データ取込」ボタンを押下
3. 「ファイルを選択」ボタンを押下
4. ネットバンキングからダウンロードしたファイルを選択し、「開く」を押下
5. 「データ取込」ボタンを押下
6. 自動消込の結果をチェック
7. 必要に応じて、取り込み結果（エクセル）をダウンロード

自動消込の結果、金額の不一致や未納があれば一目でわかるようにステータスが更新されるようになっています。「Simple Up賃貸管理システムとは？」のページに動画も掲載していますので、より具体的な使用感が知りたい方はこちらもぜひ参照してみてください。

こぼれ話：馴染んだやり方を変えることの意義

作業を効率化するため、と理解していても、慣れ親しんだやり方を変えることに心理的な抵抗を感じる方も少なくありません。私たちは、システムはそれまでのやり方や企業の歴史を否定するものではなく、少し形を変えて、磨きをかけるものだと捉えています。長年培ったノウハウは、道具を変えても決してゼロにはなりません。

多少の手間は掛かりますが、最初だけです。私たちも、可能な限りお手伝いさせていただきます。機能面に不便があれば、ご意見をいただくことで解消できるかもしれません。小回りの良さは、私たちの大きな強みです。ぜひ1度、SimpleUpのネットバンキング連動機能を試していただければと思います。

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